株式会社ソフツー（本社：東京都中央区 代表取締役：鍾 勝雄）は、同社が開発・提供するAI電話取次サービス「ミライAI」について担当者氏名転送が可能な「代表電話代行窓口(担当者指名転送)シナリオ」を2022年12月21日にリリースいたしました。
これまでの機能に加え、担当者氏名転送が可能になったことで、AIがコンシェルジュのように一次対応を行いますので、代表電話の無人対応を実現することができ、より多くの企業様でご利用いただけるサービスとなります。
【オフィス電話の課題】
代表電話は社内の様々な方宛てに掛かってきますので、代表電話窓口担当の方や通常業務を行いながら代表電話を取る方は、伝達ミスや伝達漏れが発生したリ、取り次ぎに手間がかかったり、作業中の業務を中断して電話対応を行ったりと自身の業務に集中したくてもなかなか集中できないことがあると思われます。
そういった悩みに対して、ミライAIを導入することでコア業務に専念することができるようになり日々の業務効率が上がります。
【「代表電話代行窓口(担当者指名転送)シナリオ」概要】
「代表電話代行窓口(担当者指名転送)シナリオ」は大まかに以下の流れで動作いたします。
- [Step1]ミライAIが入電に対して自動応答します。
- [Step2]ミライAIが呼び出したい担当者名をヒアリングします。
- [Step3]ミライAIが呼び出し先の担当者に、入電に対して対応するか否かをお伺いします。
対応する場合は、ミライAIがそのまま担当者に転送いたします。
対応しない場合は、ミライAIが発信元の相手側に折り返しご連絡する旨を伝え、折り返し先とご用件をヒアリングします。 - [Step4]対応しない場合、折り返し先とご用件は連携しているメールまたはチャットに自動でテキストに変換して送信されます。
対応が出来ず折り返しとなった場合でも、テキストに自動変換され、目視で折り返し先とご用件の確認ができるので、1件1件留守番電話を聞くわずらわしさも無く、素早く折り返し判断が出来ます。
また、日時により会話フロー（シナリオ）の切り替え設定が出来るので、業務時間に合わせてAIの対応方法の変更が可能です。
【機能紹介】
■ 担当者指名転送
自動応答後、取次ぎしたい担当者名をヒアリング、該当の担当者の携帯電話を呼び出します。
※社員名簿への登録が必要になります。
■ 同一苗字の方が複数在籍している場合の判別対応
複数同じ苗字の方が在籍している場合、追加でヒアリングを行い、該当の担当者へ転送します。追加のヒアリング項目は、お客様ご自身で設定可能です。
■ 顧客情報をヒアリングした上での取次ぎ対応
ミライAIは着信電話をそのまま直接転送することなく、転送先の担当者に繋げるかどうかの確認を行うStepがございますので、ご自身のご状況やご都合に応じて安心して判断を行うことができます。
その場で繋がないことを選択されましてもミライAIが折り返し先とご用件をヒアリングいたします。
■ 営業時間の設定
業務時間に合わせて、自動で対応するミライAIの会話フロー（シナリオ）を変更することが可能です。
営業時間内は「代表電話代行窓口(担当者指名転送)シナリオ」で必要に応じてそのまま担当者へ取次ぎを行い、営業時間外は「折り返しシナリオ」で全ての電話を折り返し対応とすることができます。営業時間外でもヒアリングした用件は同様にメールやチャットで送信されるので、1件1件留守番電話を聞く必要が無く、翌営業日の対応時間の短縮に繋がります。
※転送先として設定が可能な番号は携帯電話や固定電話等の外線電話番号のみとなります。IP-PBX等を利用した内線転送も対応をご希望の場合はお問合せください。